El término
auditoría operacional se refiere al análisis
integral de una unidad operativa o de una organización completa para
evaluar sus sistemas, controles y desempeño, según se miden en función de los
objetivos de la administración.
La
auditoría operacional es diferente a la
auditoría financiera, la auditoría
financiera se centra en la medición de
la posición financiera, de los resultados de las operaciones y de los flujos de
efectivos de una entidad, una auditoría operacional se centra en la eficacia,
la eficiencia y la economía de las operaciones. El auditor operacional evalúa los controles operativos de la
administración y de los sistemas sobre actividades tan diversas como las
compras, procesamiento de datos, recepción, envió, servicios de oficina,
publicidad, entre otros.
Las
auditorías operacionales con frecuencia son realizadas por auditores internos para sus organizaciones. Los usuarios
principales de los informes de auditoría operacional son los gerentes de
distintos niveles, incluyendo el consejo de administración. La administración
de alto nivel requiere de informaciones en cuanto a que todos los componentes
de la organización están trabajando para lograr las metas de la misma.
Objetivos de la Auditoria Operacional
La
auditoria operativa formula y presenta una opinión sobre los aspectos
administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros
mediante modificación de políticas, controles operativos y acción correctiva
desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y posteriores
y explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración.
El
objetivo de la auditoria operativa es identificar las áreas de reducción de
Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines
constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.
La
auditoria operativa determina si la función o actividad bajo examen podría
operar de manera más eficiente, económica y efectiva. Uno de los objetivos de
la auditoria es el de determinar si la producción
del departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan
variados informes, presupuestos y pronósticos que así como también los Estados
Financieros.
La
auditoria operativa determinará si se ha realizado alguna deficiencia
importante de política, procedimientos y prácticas contables defectuosas.
La
auditoria operativa las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan realizado
durante el ejercicio. Determinar la razonabilidad de la política y normas que
se dan en la empresa.
Revisar la
financiación de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad,
calidad y las clases de Compras si se hubiesen realizado.
Información que suministra la auditoria operacional
La
auditoría operacional podrá informar a la gerencia de los siguientes aspectos:
-Evaluaciones del desempeño
de la unidad con relación a los objetivos u otros criterios convenientes.
-Opinión en cuanto a que los planes (según se enuncian en declaraciones
de objetivos, programas, presupuestos y lineamientos) son integrales,
consistentes y atendidos en los niveles operativos.
-Información objetiva con
relación a qué tan bien se están llevando a cabo los planes y políticas en
todas las áreas de operaciones y acerca de oportunidades para el mejoramiento
en cuanto a la eficacia, eficiencia y economía.
-Información acerca de las debilidades en los controles operativos,
sobre todo a posibles fuentes de dispendio.
-Opinión reiterada en cuanto a que posible confiar en todos los informes
de operaciones como una base para la
acción.
Necesidad de la Auditoría Operativa
La
auditoria operativa es opcional, por
ello es la necesidad de hacer una auditoria teniendo en cuenta los siguientes
factores:
Por
competencia; para que una empresa pueda ser competitiva en el ámbito comercial
debe hacerse una auditoria más específica para que pueda ubicar o detectar sus
habilidades y amenazas y así estas poderlas superar mediante la información del
auditor indicando recomendaciones y así hacer que esta empresa tenga muchas
oportunidades y sea competente frente a las otras empresas y tenga una
fortaleza para satisfacer sus necesidades individuales.
Por alta dirección empresarial; teniendo la
alta dirección de la empresa la necesidad de determina áreas de mayor
sensibilidad y contribuir a una mayor
eficiencia de las operaciones, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento
eficiente, efectivo y económico de los objetivos empresariales.
La
auditoría operativa es en particular aplicable a programas gubernamentales en
los cuales no es posible evaluar la eficacia de los programas en términos de
utilidades; tienen que evaluarse midiendo elementos tales como el número de
familias reubicadas, el número de individuos rehabilitados y la medida del
mejoramiento de la condiciones ambientales. Además de los de los auditores
internos y gubernamentales, los despachos
contables efectúan auditorías operacionales para clientes a través de sus
departamentos de servicios de consultoría.
Pasos a seguir en la auditoría Operacional
En muchos
aspectos, el trabajo del auditor al efectuar una auditoría operacional es
similar al de una auditoría de estados
financieros, pero existen algunas diferencias significativas. Los pasos a
seguir pueden enunciarse en los términos siguientes:
1- Definición del propósito
El extenso
y amplio de una auditoría operacional incluye por lo regular, la intención de
valorar el desempeño de una organización, una función o un conjunto de
actividades en lo particular. Este
extenso enunciado, tiene que expandirse para especificar de manera
precisa el alcance de la auditoría y la naturaleza
del informe. Los auditores tienen que determinar qué políticas y
procedimientos en lo específico van a evaluarse y cómo se relacionan con los
objetivos específicos de la organización.
2-Familiarización
Antes de
iniciar una auditoría operacional, los auditores tienen que obtener un conocimiento integral de los
objetivos, de la estructura organizacional y de las características operativas
de la entidad que se está auditando. Este proceso de familiarización puede empezar
por un estudio de las actas
constitutivas organizaciones, de las actas constitutivas organizacionales,
de los enunciados de las funciones y responsabilidades asignadas, de las
políticas y lineamientos administrativos y de las políticas y procedimientos
operativos.
En
resumen, los auditores intentan familiarizarse con el mayor grado de detalle
posible con la función que se está desempeñando, en particular desde el punto
de vista de la responsabilidad y el control
administrativos. El nivel de conocimiento que logre el auditor respecto a
la organización, se documenta con cuestionarios, diagramas de flujo, y
narraciones por escrito.
3- Estudios Preliminares
Las
conclusiones preliminares de los auditores acerca de los aspectos críticos de
las operaciones y áreas problemáticas potenciales se resumen como el estudio
preliminar de los auditores. Este sirve de guía para el desarrollo del programa
de auditoría.
4-Desarrollo del programa
El
programa de la auditoría operacional se hace a la medida del compromiso
particular, contiene todas las pruebas y los análisis que los auditores
consideran necesarios para evaluar las operaciones de la organización. Con base
en la naturaleza y el grado de dificultad
del trabajo de auditoría, se asignará el personal al compromiso y se programará
el trabajo.
5-Trabajo de Campo
La etapa
de trabajo de campo implica ejecutar el programa de auditoría operacional. Los
auditores seleccionan los rubros que se van a revisar para determinar la
suficiencia de los procedimientos y que también se siguen. El análisis es otra
parte importante del trabajo de campo. El desempeño real de la organización se
compara con diversos criterios como presupuestos, metas de productividad o el
desempeño de unidades similares. Este análisis ofrece una base para las
recomendaciones que formulan los auditores con relación al mejoramiento de la
eficacia, la eficiencia y la economía.
A lo largo
del trabajo de campo, los auditores documentaran
la planeación, las evidencias recabadas, el análisis, la interpretación y los
hallazgos en sus documentos de trabajo.
Los documentos de trabajos de auditoría deben sustentarse por sí solo y
respaldar el informe de los auditores.
6-
Formulación de un informe acerca de los hallazgos
Al momento
de la conclusión final de la auditoría, los auditores deben de resumir sus
hallazgos relacionados con los propósitos fundamentales de la auditoria. El
informe se incluirá mejoramientos sugeridos en las políticas y procedimientos
operacionales de la entidad
auditada, y una lista de las situaciones en las que el cumplimiento con las políticas
y procedimiento existentes no es el adecuado.
Una vez
terminado en el informe acerca de los hallazgos, se deberá hacer los arreglos
necesarios para realizar una reunión final con el objetivo de revisar los
hallazgos junto con todas las personas involucradas en las operaciones
auditadas.
7-Seguimiento
La etapa
final en el trabajo de una auditoria operacional es la acción de seguimiento a
fin de asegurar cualesquiera deficiencias que se haya revelado en el informe de
auditoría sea corregida. Esta responsabilidad de seguimiento puede asignársele
a una organización de línea o
equipo, pero a menudo se considera que es responsabilidad del equipo de
auditoría.
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